Ochrana osobných údajov

Informácia o podmienkach spracúvania osobných údajov v Nadácii Národnej banky Slovenska

Ochrana osobných údajov je pre Nadáciu Národnej banky Slovenska (ďalej len „nadácia“) mimoriadne dôležitá a považuje za potrebné informovať verejnosť o tom, ako spracúva získané osobné údaje, prečo ich zhromažďuje a čo to pre dotknuté osoby znamená. Preto nadácia zverejňuje informáciu v súlade s povinnosťami podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Informácia je zameraná na účel spracúvania, podmienok získavania, samotného spracúvania, poskytovania osobných údajov, príjemcov, prenosu osobných údajov aj o právach dotknutých osôb.

Informácia o podmienkach spracúvania

  • poskytuje prehľad o tom, ako nadácia  získava a spracúva osobné údaje a informuje o právach dotknutých osôb podľa všeobecného nariadenia o ochrane údajov,
  • je zameraná na fyzické osoby, ktoré sú alebo budú klientmi, návštevníkmi nadácie, dodávateľmi nadácie, fyzickými osobami zastupujúcimi alebo konajúcimi v mene právnickej osoby (žiadateľov o grant, resp. prijímateľov grantu), účastníkmi podujatí organizovanými nadáciou, uchádzačmi o zamestnanie v nadácii, zmluvnými partnermi alebo osobami v písomnom kontakte s nadáciou,
  • obsahuje informácie o tom, kedy nadácia zdieľa osobné údaje s inými subjektmi (príjemcami), napríklad s poskytovateľmi služieb, dodávateľmi alebo sprostredkovateľmi.

Čo sú to osobné údaje?

Osobnými údajmi sa rozumejú všetky informácie, ktoré sa týkajú dotknutých osôb, ktoré ich identifikujú alebo môžu identifikovať ako konkrétnu osobu. Takými údajmi môže byť meno, priezvisko, adresa alebo rodné číslo, prípadne audiovizuálny/kamerový záznam. 

1. Prevádzkovateľ

Nadácia spracúva osobné údaje vo svojich informačných systémoch ako prevádzkovateľ podľa ustanovenia čl. 4 bod 7 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Pri spracúvaní osobných údajov nadácia dodržiava zásadu zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, zásadu obmedzenia účelu, zásadu minimalizácie údajov a minimalizácie uchovávania údajov, ako aj zásadu správnosti.

2. Na aký účel sa spracúvajú osobné údaje?

Nadácia spracúva osobné údaje s cieľom plniť povinnosti a úlohy, ktoré jej vyplývajú z osobitných právnych predpisov, z verejných záujmov, ktoré NBS sleduje alebo z jej oprávnených záujmov alebo pri výkone jej zverenej verejnej moci len v takom rozsahu, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré boli získané.

Účelom spracúvania osobných údajov je najmä:

  1. plnenie cieľov nadácie podľa Nadačnej listiny,
  2. identifikácia (overenie identifikácie) predkladateľa projektovej žiadosti, resp. žiadateľa o grant, ako aj prijímateľa grantu alebo finančného príspevku,
  3. výberové konania na voľné pracovné miesto v nadácii, 
  4. vykonávanie dobrovoľníckej činnosti v rámci aktivít a podujatí nadácie, 
  5. zabezpečenie verejného obstarávania,
  6. príprava, uzatváranie a vykonávanie zmlúv, uplatňovanie práv a plnenie povinností nadácie z uzatvorených zmlúv,
  7. vybavovanie sťažností a žiadostí,
  8. archivácia dokumentácie, spisov a záznamov, ktoré pochádzajú z činnosti nadácie.

Ďalšie účely spracúvania osobných údajov môžu byť uvedené v jednotlivých zmluvách uzavretých medzi nadáciou a dotknutou osobou, napríklad v pracovných zmluvách, zmluvách s autormi, v licenčných zmluvách, v kúpnych zmluvách.

Nadácia môže spracúvať osobné údaje aj na základe súhlasu. V tomto prípade je účel spracúvania osobných údajov uvedený priamo v tomto súhlase.

3. Oprávnené záujmy nadácie

Okrem už uvedeného nadácia môže spracúvať osobné údaje, ak má na ich spracúvaní oprávnený záujem. To môže nastať, ak pôjde o:

  1. získanie kontaktných údajov dotknutej osoby: meno, priezvisko, adresa, e-mail pre potreby poštového alebo telefonického styku,
  2. poskytnutie prístupu do informačných systémov nadácie, resp. do elektronického systému na podávanie žiadostí o grant (finančného príspevku), záverečných správ, ich hodnotenia a spracovania,
  3. zisťovanie, overovanie a kontrola identifikácie dotknutých osôb,
  4. identifikáciu návštevníkov nadácie a podujatí nadácie.

Osobné údaje môžu byť poskytnuté nadácii na dokumentoch, formulároch, prezenčných listinách, žiadostiach, záverečných správach, zmluvách, listoch a oznámeniach, prípadne počas telefonického hovoru alebo v elektronickej komunikácii medzi nadáciou a dotknutou osobou. Oprávnený záujem nadácie nesmie prevažovať nad záujmami dotknutej osoby, jej základnými právami a slobodami. Pri plnení úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nadácia spracúva osobné údaje výlučne na zákonom stanovený účel, rešpektujúc zásadu minimalizácie údajov a zásadu minimalizácie uchovávania údajov.

4. S kým zdieľa nadácia osobné údaje?

Pri spracúvaní osobných údajov nadácia využíva aj služby zmluvne zaviazaných externých obchodných partnerov a dodávateľov rôznych služieb – sprostredkovateľov. Ak nadácia využíva na získavanie alebo iné spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľa, robí tak len na základe písomnej zmluvy podľa čl. 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Nadácia kladie dôraz na dôsledný výber svojich zmluvných partnerov, posudzuje ich spoľahlivosť a má zmluvne zabezpečené pravidlá ochrany osobných údajov.

Sprostredkovateľom nadácie pri spracúvaní osobných údajov sú:

  1. Národná banka Slovenska, Imricha Karvaša 1, 813 25 Bratislava 1, IČO: 30 844 789, za účelom  evidencie, správy  registratúry, spracovávania účtovníctva  vrátane  vykonávania auditu, verejného obstarávania, marketingu a propagácie, informačných systémov; 
  2. Ellman, s. r. o., zapísaná: v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 37113/B, so sídlom: Muškátová 732/23, 900 55 Lozorno, IČO: 35949309,  za  účelom  prijímania žiadostí o grant (finančných príspevkov) na základe grantových výziev ako aj prijímania záverečných správ, možnosti ich hodnotenia a spravovania; 
  3. hodnotitelia projektov; pozrite si zoznam všetkých hodnotiteľov.

Nadácia môže byť na základe osobitných predpisov povinná poskytnúť osobné údaje iným subjektom, napríklad Sociálnej poisťovni, orgánom činným v trestnom konaní, kontrolným orgánom SR a pod.

Odosielanie zásielok sa v nadácii vykonáva prostredníctvom Slovenskej pošty alebo kuriérskej služby.

Nadácia uskutočňuje prenos osobných údajov do tretích krajín (krajín mimo EÚ a EHS) len v prípade, ak ide o plnenie zmluvného vzťahu s klientom.

5. Ako dlho sa spracúvajú osobné údaje?

Nadácia rešpektuje zásadu minimalizácie doby uchovávania osobných údajov. Zároveň sa na činnosť nadácie vzťahujú osobitné predpisy, ktoré stanovujú dobu úschovy niektorých dokumentov (napríklad v prípade účtovných dokladov je to 10 rokov).

Nadácia je podľa osobitného zákona pôvodcom registratúry, ktorého povinnosťou je vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu. Doby úschovy niektorých dokumentov v nadácii sa preto riadia schváleným registratúrnym plánom.

Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie v nadácii sa po skončení výberového konania likvidujú, okrem tých prípadov, keď uchádzači o zamestnanie udelili nadácii súhlas s ich úschovou na dobu 6 mesiacov.

Nadácia uchováva údaje v predložených žiadostiach o grant (finančný príspevok), ako aj v záverečných správach v elektronickom systéme nadácie a v archíve počas desiatich rokov po ukončení grantovej výzvy.

6. Aké sú práva dotknutej osoby ?

Dotknutá osoba má

  1. právo získať od nadácie informáciu o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje a má právo na prístup k osobným údajom, ktoré sa jej týkajú,
  2. právo žiadať, aby nadácia bez zbytočného odkladu opravila osobné údaje alebo ich vymazala,
  3. právo žiadať, aby nadácia obmedzila spracúvanie jej osobných údajov,
  4. právo namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov jej konkrétnej situácie,
  5. právo na prenosnosť údajov, ak nadácia spracúva jej údaje na základe zmluvy alebo súhlasu.

Ak nadácia spracúva osobné údaje na základe súhlasu, má dotknutá osoba právo tento súhlas kedykoľvek odvolať.

Ak si dotknutá osoba uplatnila niektoré, alebo všetky svoje práva na ochranu údajov a stále má pocit, že jej obavy zo spracúvania osobných údajov neboli dostatočne riešené, má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27.

7. Informácia o povinnosti dotknutej osoby poskytnúť osobné údaje

Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov súhlas, dotknutá osoba nie je nikdy povinná svoje osobné údaje poskytnúť. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne alebo podstatné následky pre dotknutú osobu. Ak je právnym základom pre spracúvanie osobných údajov plnenie zákonnej povinnosti nadácie je naopak povinnosťou dotknutej osoby tieto osobné údaje poskytnúť. 

Ak sú osobné údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy a dotknutá osoba je zmluvnou stranou, nadácia môže osobné údaje spracúvať aj bez jej súhlasu, odmietnutie poskytnúť osobné údaje môže mať za následok, že nadácia odmietne zmluvu uzavrieť.

8. Kontakt k otázkam spracúvania osobných údajov

V prípade záujmu o ďalšie informácie o spracúvaní osobných údajov sa dotknutá osoba môže obrátiť na nadáciu

  1. písomne: Nadácia Národnej banky Slovenska, Imricha Karvaša 1, 813 25 Bratislava,
  2. e-mailom: info@nadacianbs.sk.

Táto informácia o spracúvaní osobných údajov bola aktualizovaná v októbri  2022.